Tra le tante aule (virtuali) e le iniziative social, ci siamo presi il tempo per riflettere sull’importanza di una pianificazione consapevole.
Per assicurare l’andamento di attività e progetti occorre infatti saper organizzare e monitorare tempi, costi e risorse. L’importanza di cui parliamo, in termini di pianificazione, acquisisce caratteristiche sia strategiche che operative e diventa condizione indispensabile per i Project Manager e i professionisti.

Abbiamo approfondito la teoria e la pratica della gestione delle attività con l’ing. Massimo Cimbali, Senior trainer di Strategy Execution e consulente da oltre 20 anni su curriculum e skills di Project Management.

4 semplici domande per riflettere su quanto pianificazione e gestione siano determinanti per il successo (o il fallimento) di un progetto,  sia in condizioni “normali” che di Change Management.

D: Quanto incide una pianificazione consapevole sulla corretta gestione delle attività?

R: L’incidenza di una pianificazione consapevole è ormai un elemento cruciale nella gestione dei progetti e delle relative attività. Non è oggi possibile pensare di realizzare un progetto non tenendo conto del triplice vincolo ( tempi – costi – ambito ), vero triangolo delle bermuda che se non rispettato porta all’inabissamento dei progetti.
Viceversa una corretta pianificazione ci permette di tener conto di tutte quelle variabili che possono verificarsi nella gestione delle attività, in altre parole l’essere pro-attivi ci porta a un’effettiva “profilassi” del nostro lavoro.

D: Quali sono i vantaggi di pianificare e monitorare tempi, costi e risorse, sul breve che lungo termine?

R: Oltre al già citato triplice vincolo, altro elemento di cui tenere conto nella gestione dei progetti è quello delle risorse. Difficilmente un progetto fallirà perchè non abbiamo fatto bene il GANTT, piuttosto le ragioni profonde del successo e/o del fallimento di un progetto risiedono nel successo e/o nel fallimento delle risorse che vi sono coinvolte. Un’efficace pianificazione delle risorse, al fine di evitare sovrallocazioni che si tradurrebbero poi in effettivi colli di bottiglia, tramite il livellamento delle stesse è un elemento strategico per il successo di un progetto. Una RACI ben impostata e condivisa ci eviterà possibili “misunderstanding” che potrebbero essere catastrofici nella realizzazione di un progetto.

D: Tra gli strumenti di stima e analisi, quali sono i più adatti per governare l’attività day-by-day?

R: WBS, reticolo logico, percorso critico, matrice di responsabilità , solo per citarne alcuni, sono gli indispensabili attrezzi che ogni project manager dovrebbe avere nel suo cassetto, un po’ come l’idraulico ha tubi, manicotti e tenaglie. La WBS ci serve per definire l’ambito, tramite il reticolo logico riusciamo a vedere le relazioni di precedenza tra le attività, con il percorso critico abbiamo idea dei tempi, la matrice di responsabilità ci mostra infine chi fa cosa e chi ne ha la responsabilità. Questi strumenti utilizzati in maniera congiunta, magari anche con il supporto di un tool informatico, ci forniscono una “cartina tornasole” su come sta evolvendo il nostro progetto.

D: Il cambiamento: è possibile gestirne gli impatti sulla pianificazione e sul budget?

Il cambiamento e le variabili in corso d’opera sono oggi un elemento ineludibile nei progetti, tanto che tra le varie caratteristiche di un progetto il PMI annovera anche l’elaborazione progressiva: è difficile fare tutto giusto al primo colpo, sarà tanto più facile gestire il nostro progetto quanto più lo avremo compreso. Il Change Management è quindi anch’esso un elemento critico per il successo di un progetto, unitamente a strumenti di controllo e ripianificazione come l’analisi Earned value.

Massimo è docente da oltre 15 edizioni del nostro training Scheduling & Cost Control, occasione per approfondire la gestione di tempi, costi e risorse con un approccio pratico e numerose esercitazioni.

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