scritto da Hansen, N. (2016). Data visualization for business analysts.
Paper presented at PMI® Global Congress 2016—EMEA, Barcelona, Spain. Newtown Square, PA: Project Management Institute. Articolo originale, qui.

Keywords: business analysis, requirements, scope, dashboards, visualization

La Data visualization è fondamentale per i Business Analysts più tecnici ed operativi che devono dedicarsi a più progetti alla volta. Sia la figura dell’Analyst che quella del Project Manager spesso lavorano dovendo interpretare i problemi di Business posti alla loro attenzione, tra sfumature, regole e necessità particolari e i requisiti “dell’ultimo minuto o dimenticati” che sembrano arrivare sempre con la Data analysis tradizionale.

Rappresentare questi dati visualmente e aggiungere informazioni rilevanti per arricchire e completare i processi di Business Analysis è utile non solo per velocizzare le attività e per identificare aree di opportunità e rischio ma anche per facilitare i Decision Makers, proprio a partire da questi Data.

I Business Analysts spesso di trovano a stretto contatto con il cliente – lavorando attraverso requisiti e functional design – e con il reparto tecnico, aiutando la creazione di un technical design. Ciò richiede spesso decisioni veloci ed accurate da parte loro. I BA hanno bisogno di informazioni valide per compiere in modo sicuro queste scelte. Un’efficace Data Visualization permette non solo agli analysts ma quindi ai decision makers di esaminare grandi quantità di dati, comprendere trends e problematiche in modo efficiente, selezionare i dettagli utili più velocemente e prendere dunque decisioni più accurate, permettendo alle persone di riferimento di vedere i dati corretti, ogni volta in cui è necessario.

Introduzione
Autore, data journalist e information designer, David McCandless ha detto nel suo TED Talk: “Visualizzando le informazioni, le trasformiamo in un paesaggio esplorabile con I nostri occhi, una sorta di mappa delle informazioni. E quando sei perso, una mappa è sempre utile.” (McCandless, n.d.).

Know Your Audience
Tra le aziende, esperti in materia in aree come Finance, Marketing, citizen engagement, Customer Service e altri, hanno bisogno di interagire con i dati per comprendere Key Process Indicators (KPIs), trend e patterns. La maggior parte di questi professionisti sono operational users non tecnici, ossia senza esperienza con tools di Business Intelligence, ma conoscono molto bene i propri dati. Gli Analysts hanno tipicamente il ruolo di legame/ponte tra questi professionisti e il reparto IT (sviluppatori di Software). Dalla prospettiva del Project Management, spiegare i concetti di requisiti, budget, scope, delivery milestones o project timeline ai propri stakeholders (siano essi tecnici o meno) può essere parecchio complicato. In quanto consumatori, sappiamo navigare bene nei data. Sin dalla prima apparizione di un diagramma a torta o grafico a barre in una presentazione, le aziende hanno usato le tecniche di Data Visualization per rendere i dati e i numeri, benchè poco coinvolgenti, più chiari e facili da comprendere.

Come esempio, il lancio di Healthcare.gov ha inizialmente dato il via ad un grande dibattito, da un punto di vista progettuale alle implicazioni tecniche del website aperto al pubblico. Un numero spesso menzionato faceva riferimento ai 500 milioni di “lines of programming code”. Cosa rappresenta questo numero realmente? È positivo o negativo? È sicuramente un numero impegnativo da considerare.
Il creative team di “Information is Beautiful” ha creato un’inforgrafica (“immagine come diagramma o grafico usata per rappresentare informazioni e dati”) per dare al pubblico dei termini di paragone di tale volume di codici (Immagine 1).
Immagine1: Infographic comparing lines of code
(preso da Information is Beautiful).

Know the Data – “Actionable Intelligence”

Sia le infografiche che la data visualization sono tools usati per rappresentare visivamente i dati. Questi strumenti semplificano l’attività dei Decision makers nel comprendere concetti complessi, comunicando un contesto ampio in una forma riassuntiva e visuale. In molti casi, gli stakeholders non hanno l’esperienza necessaria per comprendere statistica, lunghi report e descrizioni ma tendono invece a capire le rappresentazioni grafiche (Kao & Wong, 2012).

Dal momento in cui ci alziamo al mattino, le rappresentazioni grafiche sono costantemente presenti nella nostra vita. Nel mondo dei social media, alla cui base sta la possibilità di raggiungere milioni di utenti in pochi secondi, la data visualization è una forma di comunicazione. Gli strumenti visuali migliori sono quelli di storytelling, che provocano dibattito e generano call to actions. Tools sofisticati di visualizzazione e Business intelligence vedono la loro nascita per analizzare grandi quantità di dati dalle previsioni di budget al feedback dei clienti.

È importante riflettere sulla quantità di dati da presentare in azienda.
Una quantità ingente di dati, rappresentati sotto forma di charts, dashboards o visual report può potare ad un’eccessiva quantità di informazioni, troppe per essere valutate da top-level executives e key stakerholder nel prendere decisioni.
L’Immagine 2 mostra un esempio di dashboard che mostra il e lo stato dei progetti aziendali. Questa lavagna riporta progetti, budget, milestones e milestone status. È sempliche, effiace e permette ai key decision makers di avere sotto gli occhi i KPIs che impattano la loro azienda.

Immagine 2: Snapshot reporting (scorecards).

Immaginate di poter vedere una dashboard in grado di farvi comprendere tutti gli ostacoli e le prolematiche misurabili in anticipo, con l’obiettivo di arrivare alla chiusura dei propri progetti con sufficiente accuratezza e molto velocemente.

• Overloaded resources – Chi ne porta il peso?
• Development speed – Cosa è urgente?
• Problematic user stories
• Quality problems – Come posso prevenire i difetti?

Uno dei benefici chiave della data visualization è che permette agli utenti di interagire con i dati. La possibilità di avere una visuale completa e di poter fare correlazioni, permette ad Analysts, Project Managers, stakeholders ed Executive di identificare le cause principali dei problemi e agire in modo rapido per risolverli.

Alla base, un’efficace attività di Business Analysis.
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